Les frais professionnels sont toujours dans le top 10 des motifs de redressement des URSSAF

Définition : Savoir distinguer et qualifier les frais professionnels

Les frais professionnels correspondent, en principe, à des dépenses engagées par les salariés pour les besoins de son activité professionnelle (frais inhérents à la fonction ou à l’emploi du salarié).

Ils sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale et CSG-CRDS, sous conditions.

ATTENTION : Les frais professionnels peuvent aussi être directement pris en charge par l’employeur

Pour être remboursée, chaque dépense doit respecter les règles suivantes :

• Elle doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise : l’engagement de frais ne doit pas résulter des convenances personnelles du salarié
• Elle doit être proportionnée en fonction de sa nature et des circonstances
• Elle doit être dûment justifié à l’aide d’une note de frais et d’un justificatif valable

A défaut d’être justifiées par le remboursement de frais professionnels, les indemnisations versées aux salariés doivent être regardées comme des éléments de salaire.

Quelques exemples :

• Frais de déplacement : Coûts liés aux déplacements pour des missions, y compris le transport, l’hébergement et les repas.
• Frais de bureau : Dépenses pour le matériel de bureau, les fournitures et les équipements nécessaires à votre travail.
• Frais de communication : Coûts des services téléphoniques, d’internet et autres moyens de communication.
• Frais de formation : Dépenses engagées pour des cours, des séminaires ou des conférences pour améliorer vos compétences professionnelles.
• Frais de location : Paiements pour la location d’un bureau ou d’un espace de travail.